Records Management

How to manage your archives?

La solution M@rine, archivage électronique

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Journée de présentation de la solution d’archivage électronique M@rine

M@rine (Module d’Archivage de l’Information Electronique) est le fruit d’un partenariat entre le Conseil général des Yvelines et le Conseil général de l’Aube qui, avec le soutien du service interministériel des Archives de France, ont développé une solution logicielle pour l’archivage électronique à partir de la plateforme pilote, FAST, du Conseil général des Yvelines. Ce projet a trouvé, à juste titre, un profond écho dans la profession…lire la suite>>>

Ariane:le logiciel d’archivage

Présentation:

Edité par Amig (société française expert dans le domaine archivistique), Ariane est un progiciel de gestion des archives, pour tout type d’entreprise : publique ou privée, il a pour objectif  l’amélioration de la gestion d’un service d’archives, de la circulation des dossiers et leur communication ainsi que l’optimisation des espaces de stockage et de rangement.

Ariane existe en plusieurs versions (solutions verticales) dont les plus connues :

*  Ariane Patients et Ariane Santé pour les métiers de la Santé.

*  Ariane Prêts et Ariane Finance pour les métiers de la Finance.

*  Ariane Services pour le secteur public, les entreprises industrielles et de services.

Inspiré de l’approche Records Management, le progiciel Ariane permet de gérer le cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage ou leur élimination. Tout en veillant à garantir  la traçabilité des opérations, la rapidité des traitements, le contrôle des données et la communication des dossiers.

Fonctionnalités:

Ariane couvre une diversité  des fonctions spécifiques pour la de gestion des archives physiques notamment :

  • Pré archivage et archivage
  • Recherche documentaire
  • Gestion des communications
  • Gestion visuelle des magasins d’archives et récolement
  • Statistiques et éditions
  • GED
  • Administration
  • Les listes d’autorité et le menu
  • La gestion des versements et éliminations
  • Gestion visuelle du conditionnement et mise en boite
  • La gestion des communications.
  • Export des données vers Excel..etc.

Pour plus d’information consulter le site: http://www.amig.fr

Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Il met principalement en oeuvre des systèmes d’acquisition, de classement, de stockage, d’archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations. C’est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d’argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l’indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Selon une étude de serdaLAB, le laboratoire d’études du groupe Serda, le marché de la ged et de la gestion de contenu atteint 1,1 milliard d’euros en 2008, en progression de 8 %.

Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, classement, stockage et diffusion.

Source de l’article wikipedia

L’archivage électronique

L’archivage consiste à conserver, à moyen ou long terme des informations afin de pouvoir les exploiter ultérieurement. L’archivage permet ainsi d’assurer la fidélité et la durabilité de l’information conservée.

En raison du développement considérable des données sous forme dématérialisée, les supports traditionnels d’archivage des documents (papier ou microforme) sont progressivement remplacés par des systèmes d’archivage électronique. lire la suite>>>

ISO 15489

La norme ISO 15489 s’intitule (en français également…) « norme sur le records management ». Mais c’est bien d’archivage dont il est question, d’archivage en général, donc aussi d’archivage électronique.

Il s’agit de prendre en charge les documents et données résultant de l’activité de l’entreprise, depuis leur validation jusqu’à l’extinction de leur valeur probante et/ou de leur utilité interne. Il s’agit d’organiser l’archivage dès la validation de l’information, dans un but de responsabilité et d’efficacité au service de l’entreprise. Dans le langage courant, l’expression « archivage légal » est utilisée dans ce sens. Cependant, stricto sensu, l’archivage n’est pas « légal » ; certes la loi impose la conservation de certains documents et de certaines données mais ne se prononce pas sur les moyens. Il est donc plus exact de parler d’« archivage à des fins de preuve ».

Cette norme internationale sur le records management trouve son origine dans la norme nationale australienne sur le même thème, publiée en 1995 et présentée à l’ISO en raison de son succès.

La définition officielle du records management (dans la norme) est : « Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents ».

En amont, le records management ne gère pas la documentation de travail (non validée) ; en aval, il ne gère pas les archives historiques.

Pratiqué dans les pays anglo-saxons depuis plusieurs décennies, le records management tend aujourd’hui à s’imposer universellement. En effet, avec l’électronique, on ne peut plus attendre que les documents ou les données ne soient plus d’usage courant pour réfléchir à leur archivage. C’est bien au moment de la création des données que l’archivage doit être pensé. Ainsi, pour des bases de données, les contraintes dues à l’archivage (identification, métadonnées, migrations) ont intérêt à être prises en compte dès la définition du modèle de données, voire de l’architecture technique du système, faute de quoi, l’archivage exigera de modifier ou de reconstituer des données, avec les risques et les coûts associés.

ISO 15489 n’est pas une norme technique. Sa cible est très large : les décideurs, les professionnels de l’information, les responsables des systèmes et, plus généralement, toutes les personnes physiques ayant la responsabilité de produire ou de conserver des informations de preuve et de mémoire. Les responsabilités et les compétences en matière de records management sont définies et attribuées à tous les niveaux de collaborateurs.

Les objectifs de la norme sont assez ambitieux :

  • organiser la traçabilité des documents produits ou reçus par tout organisme ou entreprise dans l’exercice de ses activités ;
  • encadrer la responsabilité des entreprises ou organismes vis-à-vis de la loi, de ses collaborateurs, de ses partenaires, de la collectivité ;
  • s’assurer que les systèmes d’information produisent des documents fiables en accord avec les normes qualité ISO 9001 et ISO 14000 ;
  • gérer l’information au meilleur coût.

Au terme de la norme, le records management a pour tâche :

  • de définir quels documents doivent être créés pour chaque type d’activité et quelles informations doivent y figurer ;
  • de dire sous quelle forme et quelle structure les documents doivent être produits et archivés, et quelles technologies doivent être utilisées ;
  • de définir les métadonnées nécessaires ;
  • de déterminer les besoins de consultation et les durées de conservation en se conformant aux exigences légales et réglementaires ;
  • d’évaluer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probants ;
  • de rechercher l’amélioration de la rentabilité, l’efficacité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d’organisation ou de gestion des documents.

Le système d’archivage (records management system ) doit notamment présenter des caractéristiques de fiabilité (tous les documents de l’entreprise sont intégrés systématiquement), d’intégrité (contrôle d’accès, de la validité, de la destruction et de la sécurité) et de conformité avec l’environnement réglementaire et les exigences de l’entreprise.

La norme préconise une démarche de mise en œuvre d’un projet de records management en huit étapes, selon la méthode élaborée par les records managers australiens et appelée DIRKS.

1. Enquête préliminaire : le records management tient compte de l’environnement réglementaire défini par la législation dans les domaines administratif et judiciaire et de la réglementation spécifique du secteur d’activité concerné, ainsi que des lois et règlements relatifs aux archives, à l’accès à l’information, au respect de la vie privée, à la notion de preuve, au commerce électronique et à la protection des données ; s’y ajoutent les normes en vigueur et les procédures internes.

2. Analyse des activités : identifier et documenter toutes les fonctions, activités et opérations et les hiérarchiser dans un plan de classement des activités ; lister les documents qui procèdent de chaque grande fonction, de chaque activité au sein d’une fonction, de chaque opération au sein d’une activité.

3. Identification des exigences archivistiques : analyse de l’environnement réglementaire de l’organisme ou de l’entreprise en matière de conservation pour évaluer le risque qu’il y aurait à ne pas produire ou à ne pas conserver les documents.

4. Évaluation des systèmes existants (systèmes d’archivage et autres systèmes de gestion de l’information liés).

5. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques : adopter principes, normes, procédures et pratiques requises vis-à-vis de ces exigences.

6. Conception d’un système d’archivage qui intègre la stratégie et les procédures de la norme ; le cas échéant, redéfinir des méthodes de travail et les systèmes opérationnels et de communication.

7. Mise en œuvre d’un système d’archivage selon une démarche de gestion de projet.

8. Contrôle a posteriori : audit du projet.

Les trois premières étapes sont spécifiques au records management, les autres sont plus ou moins communes à tout projet de gestion de l’information. Il faut souligner que cette méthode vise à la mise en place d’un système d’archivage électronique pour le flux et n’intègre pas la gestion du passif qui doit être géré à part .

Concernant les métadonnées du records management, il convient de mentionner la récente norme ISO 23081 encore peu diffusée.

Archivage légal

Archiver les documents sur des supports informatiques pose évidemment plusieurs questions :
  • comment faire ?
  • que retrouvera-t-on dans dix ou vingt ans ?
  • les documents produits alors auront-ils la moindre valeur de preuve ?

La réflexion est bien sûr différente selon qu’il s’agit de numériser des documents existant préalablement sous forme papier, ou s’il s’agit de basculer dans un monde où les messages sont numériques dès leur création (échanges de mails ou de factures électroniques, par exemple).

Archivage, archivage légal

L’archivage, c’est l’action de recueillir, de classer et de conserver des documents à des fins de consultation ultérieure.
Il ne faut pas confondre archivage et sauvegarde. L’archivage implique des moyens permettant de conserver les documents d’une manière fiable et de permettre leur restitution fidèle, même après une longue période (plusieurs années, voire plusieurs dizaines d’années).
L’archivage légal, implique que l’on ajoute à ces dispositions des précautions supplémentaires qui permettront à coup sûr d’authentifier le document et son auteur afin qu’il possède une valeur de preuve. Archivage probant est peut-être un terme plus approprié, puisque la loi ne définie pas précisément les conditions d’archivage.

Production d’un document à titre de preuve

Fournir un document original à un juge n’est que le niveau ultime d’une discussion portant sur le contenu d’un document :

  • le plus souvent, l’entreprise est garante de l’authenticité du document qu’elle doit produire. Cette conception ne varie pas, qu’il s’agisse de papier ou d’électronique. Son système d’archivage légal doit donc d’abord lui permette, à elle, de s’assurer que son document est le bon et qu’il est authentique. En cela, les systèmes d’archivage du commerce fournissent généralement cette fonctionnalité sans problème.
  • dans un certain nombre d’échanges, il est possible que les correspondants fixent entre eux par convention des règles d’authenticité,
  • il est également possible que ces correspondants conservent chacun un exemplaire du document.
  • Ces 2 dernières dispositions peuvent être facilitées par le passage par un tiers de confiance (plate-forme d’intermédiation) qui met en place des règles communes à tous ses clients et assure, n’étant pas partie prenante dans l’échange économique, de l’authenticité des documents échangés.
  • Enfin, en cas de contestation (improbable lorsque les documents ne paraissent pas discutables), un expert peut être commis pour vérifier l’authenticité du document, grâce aux précautions prises par l’entreprise.
  • En dernier lieu, rien n’est probant tant qu’un juge ne l’aura pas décidé. C’est en fonction du niveau de sécurité mis en place que se forgera la conviction du juge.

Différence entre original papier et original numérique

La loi reconnaît à un document électronique à l’origine sa valeur d’original, mais il faut pourvoir l’authentifier et reconnaître son intégrité c’est pour cela que l’on signe le document.
Pour les originaux papiers, l’original reste l’original papier, spécialement aux yeux de l’administration fiscale.
L’entreprise peut faire le choix d’une dématérialisation de l’original papier en le transformant en image électronique. Elle peut lui conférer un minimum de valeur probante en prenant certaines précautions, voisines de celles utilisées pour les documents entièrement électroniques :

  • fidélité de la restitution,
  • authenticité du document et de son auteur.

L’entreprise a donc tout intérêt à conserver son original papier, toutefois, un bon archivage dématérialisé lui permettra au moins d’effectuer cette conservation dans un endroit éloigné, à faible coût de stockage.
Dans la mesure où elle ne conserverait pas l’original papier, elle peut adopter 2 stratégies :

  • espérer que les précautions techniques prises pour obtenir une copie électronique fiable emporteront la conviction du juge,
  • estimer que le risque pris est minime (cas de transactions de faible montant, par exemple).

Comment garantir l’intégrité et l’authenticité des documents ?

Comme pour un document papier, aucune technologie ne peut apporter une certitude absolue quant à l’authenticité d’un document électronique.
Aujourd’hui, on s’assure de la valeur d’un document à l’aide de différentes bonnes pratiques :

  • authentification de l’interlocuteur à l’aide de certificats,
  • intégrité du document à l’aide d’empreinte,
  • horodatage du document,
  • existence de listes d’interlocuteurs et de listes de transactions, elles-mêmes authentifiées
  • certification de système et des processus suivant des normes faisant référence.

Critères à respecter

Les modalités d’archivage des documents numériques ne sont régies par aucune disposition légale. Pour autant, le Code civil précise que la fiabilité de l’archivage est une condition de validité du document numérique, sans préciser en quoi consiste cette fiabilité. Il faut dès lors se référer à un état de l’art défini par diverses normes, telles que la norme NF Z 42-013 ou ISO 15489 :

  • fiabilité de l’intégration,
  • sécurisation (redondance des systèmes, duplication des données…),
  • pérennisation (il s’agit de conservation pendant des durées très longues, voire illimitées),
  • confidentialité (ni plus, ni moins que pour un document papier, sauf qu’un système informatique ouvert sur le monde est peut-être plus vulnérable),
  • accessibilité (performance indispensable des dispositifs, tant au niveau de la certitude de retrouver un document, que de la vitesse à laquelle une telle opération peut être effectuée, notamment pour des gros volumes),
  • qualité de restitution (c’est très simple dans son principe : à l’identique),
  • destruction : pour les documents qui ne doivent plus être conservés, destruction certaine, y compris tous les exemplaires de sécurité,
  • traçabilité : capacité à suivre les différentes phases de constitution et de consultation d’un document.

C’est notamment sur la date et l’heure de création du document que pourront porter un bon nombre de contestations. Il faut donc associer au document un horodatage indiscutable (tiers de certification).

Techniques et supports d’archivage

On peut imaginer plusieurs dispositifs techniques susceptibles de répondre aux critères ci-dessus, pour peu qu’ils aient été validés au préalable par une expertise technique et juridique.
Aucune disposition technologique particulière n’est imposée par la loi qui prend en compte l’évolution très rapide des procédés. Mais les techniques et matériels d’archivage légal font l’objet de nombreuses discussions de la part des spécialistes, chacun ayant sa solution préférée.
Les principaux problèmes technologiques à régler sont a priori de 2 ordres :

  • garantir l’authenticité du document,
  • garantir la pérennité du document.

Authenticité

L’authenticité du document passe, outre les notions indispensables de signature et d’horodatage, peut-être par la non-réinscriptibilité du support. Est réputée durable, toute reproduction indélébile de l’original qui entraîne une modification irréversible du support (article 1348 du Code civil). Celle-ci peut être obtenue aujourd’hui par deux types de média :

  • le disque optique non réinscriptible (CD-Worm, DON, DVD-Worm….) sur lequel l’information est écrite au moyen d’une action destructrice irréversible..
  • les disques magnétiques non réinscriptibles (comme le système Centera) où la non-réinscriptibilité est garantie non pas physiquement, mais par une sorte de « plombage » électronique garanti par le constructeur.

Toutefois, pour certains, l’intégrité est plus dépendante de la signature que du moyen de stockage. Aussi, existe-il des offres utilisant des supports réinscriptibles (disques) et qui basent les critères d’authenticité uniquement sur des technologies fortes d’authentification de type PKI (voir le Dossier « Authentification, identification, certificats »).

Pérennité

Les cycles technologiques sont généralement inférieurs à 10 ans et sont donc largement inférieurs à la durée d’archivage légal des documents.
La pérennité des supports est moyennement longue (5 à 10 ans pour un disque magnétique, 10 à 50 ans pour un support optique), celle de la technologie des lecteurs, elle, reste courte (5 à 6 ans, tout au plus). Il faut donc prévoir une mise à niveau périodique des systèmes ainsi que le remplacement régulier des supports.
Concernant les supports optiques, le tiers archiveur Aspheria propose, par exemple, un processus sophistiqué

  • vérification préalable des supports vierges,
  • gravure sur CD-R en 2 exemplaires suivant un processus précis
    - fabrication des CD chez des fournisseurs qui garantissent des lots homogènes, avec, par exemple, 1200 CD d’un lot A et 1200 d’un lot B.
    - on grave 1 exemplaire dans chaque lot,
    - sur les 2 lots, il y en a toujours un moins vieux qui sert de master pour regraver un lot.
  • stockage dans des lieux distincts
  • tous les 6 mois on prélève des exemplaires dans chaque lot pour tester la validité du support.

Pour les disques magnétiques, des procédures à base d’architecture Raid et de disques échangeables à chaud sont mises en place.
On utilise un assemblage de disques courants, la sécurité est assurée par la redondance des données, leur confidentialité par le fait qu’aucun disque ne contient à lui seul des données réellement exploitables.

On le voit, l’archivage légal est un process, ce n’est pas un produit.

Tiers archiveur

Le recours à un tiers archiveur (coffre-fort électronique) est un moyen simple de régler la plupart des problèmes techniques et réglementaires liés à l’archivage légal :

  • intégrité et fidélité des documents numérisés (qualité des systèmes mis en oeuvre),
  • authentification à l’aide d’un tiers de confiance (distinct),
  • sécurité (redondance, duplication, contrôle technique..),
  • pérennité (point important, incluant notamment la migration périodique des technologies),
  • conformance aux réglementations et normes de contrôle qualité.

En contrepartie, l’entreprise n’est pas exonérée de toutes responsabilités :

  • choix d’un prestataire qualifié,
  • surveillance financière et qualitative du prestataire,
  • soin dans l’élaboration des clauses du contrat, notamment en cas de besoin de restitution (le cas de la défaillance du prestataire doit être envisagée).

Le choix d’un tiers légitime et pérenne doit donc faire l’objet d’une sélection attentive, comprenant les conditions de restitution des documents en cas de besoin. Le prestataire doit également s’engager à remettre au client le document au bout de la période donnée. Ce qui implique des migrations technologiques pour souscrire au contrat de confiance passé avec le client.

Consultez la source

Les normes en archivage électronique

Archivage électronique

Opération qui consiste à stocker des documents sur des supports informatiques à des fins de conservation et de consultation ultérieure. La conservation de l’information doit offrir des garanties d’intégrité et de fiabilité dans le temps.

La dernière décennie a procuré aux professionnels et aux praticiens de l’archivage électronique une série de textes de référence, comblant ainsi un vide qui commençait à se faire sentir.

Or les normes les plus connues en matière d’archivage électronique sont:

  • la norme internationale ISO 15489 sur le Records management ;
  • le modèle européen MoReq2 pour la maîtrise de l’archivage électronique au sens du records management ;
  • la norme française 42-013 sur la conservation et l’intégrité des documents numériques ;
  • le modèle OAIS sur l’archivage des données spatiales.
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